Door: Carola Irvine
“Hé Carola, wil jij onze projectmanager e-commerce worden?” Zo begon een telefoontje tijdens een van de vele thuiswerkdagen in het voorjaar van 2020. Het was Martin Joosen, de directeur van LION EMEA, al jaren een klant van ons, Inspired-Talent. LION maakt in Nederland met veel passie al zo’n 25 jaar trainingsproducten voor brandweer- & BHV-organisaties. Sinds het begin van het jaar waren ze, door bekende omstandigheden, genoodzaakt om hun team van rondreizende accountmanagers thuis te houden en wat al jaren een project was op het lijstje ‘gaan we een keer doen’, was nu een no-brainer geworden: een webshop om de B2B markt online goed te kunnen bedienen. Voeg hieraan toe dat in parallel het volledige sales team zichzelf heeft geleerd om webinars en online product presentaties te geven en je begrijpt dat dit een organisatie is die niet bij de pakken neer gaat zitten.
Unieke kans
Voor mij was dit een unieke kans om een project in een snelkookpan veel richting te geven; in de eerste week had ik 3 leveranciers geregeld die een presentatie gaven over hun e-commerce oplossing. Nadat de laatste offerte binnen was, vroeg Martin mij “en… welke wordt het?” Vanaf dat moment wist ik dat hij me vertrouwde om dit project op eigen houtje tot een goed einde te brengen. Wat mooi om zoveel vrijheid te krijgen! Gewapend met een MoSCoW model om de leverancier te selecteren en een deadline 3 maanden later, ging ik aan de slag met mijn project team. Dit was een project wat voor mij, als supply chain interimmer, niet direct in mijn expertisegebied lag. Ik hoopte nog op integratie van de webshop met het ERP pakket, maar nee, dat was ‘not in scope’. Mijn supply chain hart schreeuwde ‘Echt niet?!’ “Nee, Carola, echt niet. Eerst maar eens kijken of we extra omzet kunnen genereren met deze shop”. Oké jammer, maar we passen ons allemaal aan in COVID-tijd en het leek me leuk deze nieuwe uitdaging op te pakken, dus aan het werk.
Data structureren
Al snel merkte ik dat de competenties die je nodig hebt bij een ERP implementatie, helemaal niet zoveel verschillen van een e-commerce traject. Ik heb veel gehad aan het feit dat ik makkelijk data kan structureren. Een webshop brengt namelijk veel data met zich mee, die allemaal op de juiste plek moet komen. Daarnaast is het vak van elke project manager natuurlijk het overzicht en de voortgang bewaken. Gezien de deadline was dit af en toe nog wel een uitdaging en het is me dan ook niet meegevallen om op elk moment in het proces alle teamleden te motiveren “dat we al een eind zijn, maar we toch echt niet teveel tijd mogen verliezen, dus kun je alsjeblieft dit en dit even bekijken?” Het aardig vragen helpt vaak, maar niet altijd. Ik heb hierdoor geleerd dat je niet sneller moet gaan dan het team wil om de kwaliteit te leveren waar we voor staan.
Wat me enorm geholpen heeft, is de gestructureerde aanpak van onze e-commerce leverancier Experius. We hadden hen gekozen omdat ze een gestandaardiseerd B2B pakket leveren voor Magento-software en de enige waren die de deadline niet onrealistisch vonden. Ze gaven wel aan dat het krap zou worden, maar waren ook bereid mee te denken om snel stappen te maken. Het voordeel van zo’n pakket en hun aanpak is dat we na de kick-off dag al wisten wat we zelf moesten regelen, welke opties de shop wel en niet zou hebben en wat de volgende stappen waren. Dat betekende voor mij samen met de product manager de master data op orde krijgen en het design overlaten aan de marketing manager.
Slow down to speed up
De planning was om wekelijks directeur Martin van een update te voorzien, maar hij sloopte eigenhandig mijn half uurtje tijd met hem uit zijn agenda met de tekst “als er iets is, hoor ik het wel!” ‘Ok, is goed Martin!’ Een tijdje later zei ik tegen hem dat we een afspraken hadden bij twee online marketing bureaus en binnen twee weken hadden we een contract met online partner MvH Media. Want een webshop bouwen is één ding, maar gevonden worden, dat is wat anders. MvH neemt nu de promotie en vindbaarheid van de shop voor hun rekening. Het werkt heerlijk om zoveel te kunnen doen in korte tijd. Maar… je kunt ook teveel willen.
Een week of twee van te voren, moest ik toch het bericht brengen dat we de deadline niet gingen halen. Het was vooraf bekend dat het krap zou worden, maar ik wilde het wel héél graag proberen. In dit proces kwam ik erachter dat zelfs als je zelf heel veel doet, je nog steeds afhankelijk bent van capaciteit bij het IT-team, de leverancier en niet te vergeten je eigen project team. Een combinatie van deze drie factoren zorgde er uiteindelijk voor dat we de live-gang een week moesten uitstellen. Aan de ene kant jammer, maar je kunt beter iets later live gaan met een shop die je 100% kent en waar je team 100% achter staat, dan met een shop die werkt maar waarbij je denkt ‘had nog wel iets beter gekund’. Het mooie van nog even stilstaan bij de details was dat ik in de tussentijd de data voor 4 verschillende talen op de webshop kon aanleveren; hierdoor hebben we de originele planning, waarin 6 maanden stond voor het opleveren in 4 talen, met 2 maanden verkort. Slow down to speed up heet dat toch?!
“Google is een soort robot die over je webshop wandelt”
De laatste mijlpaal was het presenteren van de shop aan het gehele bedrijf. Geheel in COVID-stijl hebben Martin en ik dit gedaan in een interactieve webinar. Inmiddels was er ook een multi-media ruimte ingericht met professionele camera’s, microfoons en een smartboard. Het was erg leuk om op deze manier een online-project te presenteren. We sloten de middag af met veel positieve reacties, complimenten en een berg nieuwe ideeën vanuit de hele organisatie. Voor mij zijn de maanden voorbij gevlogen en ik ben elke ochtend met energie naar het (thuis)kantoor gegaan. Dat wil toch iedereen?! Nogmaals dank aan Martin voor het vertrouwen, mijn project team voor alles wat ze mij geleerd hebben, Experius voor hun niet-aflatende service en MvH Media voor de uitleg die ik nooit van mijn leven meer zal vergeten; ‘Google is een soort robot die over je webshop wandelt en die je een routekaart moet geven zodat hij weet wat hij met de info op je webshop kan’. Dit had ik niet kunnen leren in een ERP implementatie!
Nieuwsgierig geworden naar het resultaat? Neem dan een kijkje op de webshop van LION.
Ben je ook op zoek naar een project manager voor je e-commerce proces? Neem eens contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken: carola@setsupplychain.com.
Credits: photo created by snowing, Freepik.
Klik hier om meer interessante artikelen te lezen.