Door: Marielle van Gastel
Het thema onboarding van nieuwe medewerkers is hot. Leveranciers die apps ontwikkelen voor het onboardingsproces schieten als paddenstoelen uit de grond. De HR-bladen en blogs staan vol met artikelen over dit onderwerp. Toch gaat er nog altijd veel mis. Onboarding-specialist Ardiënne Verhoeven deelt haar belangrijkste adviezen met ons.
Onboarding begint al bij recruitment
Onboarding begint al bij recruitment. Nu weten wij dit bij Inspired-Careers & Set supply chain professionals al veel langer, maar het is interessant hoe Ardiënne hier tegenaan kijkt. Zij stelt, dat vanaf het allereerste contactmoment, de kandidaat zich al een beeld vormt van een bedrijf. “Dat beeld wordt versterkt of bijgesteld tijdens de gesprekken. Op het moment van het “final offer” zegt de kandidaat ja of nee tegen het gecreëerde beeld. Als de realiteit daar niet bij aansluit, dan is de kans groot dat die persoon al na een paar weken of maanden besluit te vertrekken”, zegt Ardiënne. Soms wacht hij/zij een jaartje met daadwerkelijk solliciteren – je moet immers ook aan je cv denken! – maar geen onboardingprogramma kan die persoon dan nog vasthouden. “En het is ook maar de vraag of je dat zou willen, want wat heb je aan een werknemer die zijn persoonlijke doelen en ambities niet kan waarmaken in jouw bedrijf?”, vraagt ze zich af.
Vertel hoe de hazen lopen
Ardiënne constateert dat veel werkgevers bij het woord onboarding toch nog altijd veel te veel denken aan de formaliteiten die moeten worden afgehandeld als een nieuwe medewerker in dienst treedt: regelen dat hij een laptop krijgt, aanwijzen waar de koffieautomaat staat en 40 nieuwe collega’s een hand geven. “Terwijl de echt belangrijke informatie, zoals weten hoe je iets geregeld krijgt, hoe de hazen lopen en wie belangrijke samenwerkingspartners gaan worden vaak achterwege blijft. Een politieke antenne voor hoe de organisatie werkt en een intern netwerk bouw je zelf maar, zo is de gedachte.”
Zie onboarden niet als een vinkje
Sommige bedrijven hebben dan in ieder geval nog een onboardingapp, waarin nieuwe medewerkers alle praktische informatie kunnen vinden die van belang kan zijn. Maar het wordt een glibberig pad als je die onboarding-app ziet als een vinkje dat je moet zetten, stelt Ardiënne. “Want alle feitelijke informatie in zo’n app helpt medewerkers natuurlijk op weg. Maar in functies waarin je veel met anderen moet samenwerken en een beetje een beeld moet hebben bij meer zachte factoren in een organisatie – zoals in de supply chain haast per definitie het geval is – is het belangrijk om juist daarin wat begeleiding te krijgen. En die geeft een app niet.” Collega’s zijn veel beter in de overdracht van dit soort informatie. Wijs daarom een naaste collega aan die de eerste periode als een soort van maatje optreedt en de nieuwe medewerker wegwijs maakt in de organisatie.
Stel onboarding af op doelgroep en doelstelling
Onboarding is overigens altijd maatwerk, afhankelijk van de functie, de persoon en de eerdere werkervaring. Er bestaat niet zoiets als een standaard onboardingsproces voor alle nieuwe medewerkers. In de eerste plaats maakt het nogal wat uit om wat voor functie het gaat, zegt Ardiënne. “Een vakkenvuller wil je zo snel mogelijk operationeel hebben, terwijl een supply chain director al snel een halfjaar nodig heeft om de supply chain te doorgronden, alle voor hem belangrijke mensen te spreken en te begrijpen waar de gevoeligheden liggen.” Voor de professionals die wij bemiddelen met Inspired-Careers zou een onboardingsproces toch ook al snel twee tot drie maanden moeten duren, vindt Ardiënne. “Want het kost gewoon tijd voordat iemand de organisatie goed kent en begrijpt hoe de organisatiedoelstellingen zich vertalen naar de supply chain.” Ook de doelstelling die je voor ogen hebt met een nieuwe medewerker zijn bepalend voor het onboardingsproces. Iemand die binnen een vast team operationele taken gaat afhandelen, heeft minder begeleiding nodig in het bouwen van een intern netwerk dan iemand die afdelingen moet verbinden en slimmere manieren van samenwerking moet verzinnen.
Zorg dat de kandidaat zich thuis voelt
Inspired-Careers is natuurlijk geen onboarding specialist, maar we helpen en adviseren opdrachtgevers wel graag met dit onderwerp. Immers, hoe beter het onboardingsproces verloopt, hoe groter de kans dat een kandidaat zich thuis voelt in jouw bedrijf en gaat excelleren. Bovendien begint onboarding al bij de werving en selectie van een kandidaat, en dat is natuurlijk wel ons vak. Het eerste contact, het open en transparant schetsen van de organisatiecultuur en de inhoud van de rol.
Credits: photo created by rawpixel.com, Freepik.
Klik hier om meer interessante artikelen te lezen.